Política de Tratamiento de Datos Personales

PROSOCIALCO(en adelante «Prosocial», «nosotros»), con domicilio en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web, de nuestros canales de WhatsApp, redes sociales, correo electrónico y de la atención telefónica o presencial. Puede contactarnos por cualquiera de los siguientes canales:

• Correo de contacto para protección de datos: prosocialoficial@gmail.com
• WhatsApp: +57 333 264 5919
• Sitio web: www.prosocialco.com

Esta política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de Prosocial, cualquiera sea su origen o soporte. Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.

Según el servicio solicitado, Prosocial puede recolectar las siguientes categorías de datos del Titular y de sus beneficiarios o afiliados:

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, sexo, estado civil, nacionalidad, firma.
• Contacto: dirección de residencia, ciudad, teléfono fijo o celular, número de WhatsApp, correo electrónico.
• Socioeconómicos y laborales: ocupación o actividad económica, ingresos base de cotización, razón social y NIT del empleador o contratante, historial de aportes, información de pago.
• Datos de salud (sensibles): EPS actual, estado de afiliación, condición de discapacidad y demás información estrictamente necesaria para gestionar afiliaciones a EPS y ARL, incluida la de sus beneficiarios.
• Datos de familiares y beneficiarios: incluidos menores de edad, cuando el trámite de afiliación lo exija.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y datos analíticos agregados obtenidos mediante cookies o tecnologías similares.
• Conversaciones: contenido de los mensajes que usted nos envía por WhatsApp, formularios web, correo o redes sociales.

Cuando usted nos entrega datos de terceros (por ejemplo, de sus beneficiarios o de sus empleados), declara que cuenta con la autorización de esas personas para hacerlo y se obliga a informarles el contenido de esta política.

Prosocial trata los datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y asesorías sobre seguridad social en Colombia.
• Gestionar y tramitar afiliaciones, traslados, novedades y retiros ante EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación familiar.
• Liquidar, radicar y hacer seguimiento a los aportes a través de los operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
• Elaborar, ejecutar y liquidar el contrato o mandato de servicios celebrado con usted.
• Facturar, gestionar el recaudo, verificar pagos y realizar gestiones de cobro de las sumas adeudadas.
• Enviar notificaciones operativas y recordatorios de vencimientos por WhatsApp, SMS o correo electrónico.
• Enviar información comercial, promocional o educativa sobre nuestros servicios, únicamente cuando usted lo haya autorizado y con opción de retiro en cualquier momento.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar encuestas y generar estadísticas internas de forma agregada.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.

La entrega de datos sensibles —en especial los relacionados con la salud— es facultativa. Usted no está obligado a autorizar su tratamiento; sin embargo, sin ellos puede resultar imposible adelantar trámites de afiliación a EPS o ARL, que por disposición legal los exigen. Estos datos se tratan con medidas de seguridad reforzadas y solo se comparten con las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral estrictamente necesarias para el trámite.

El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes se realiza únicamente cuando es necesario para su afiliación como beneficiarios, atendiendo su interés superior y respetando sus derechos fundamentales. Requiere siempre la autorización del representante legal del menor.

Prosocial atiende clientes y prospectos a través de WhatsApp Business, servicio operado por Meta Platforms, Inc., y a través de Instagram y Facebook. Al iniciar una conversación con nosotros por estos canales usted debe tener en cuenta que:

• La conversación puede ser atendida total o parcialmente por un asistente automatizado, con posibilidad de transferencia a un asesor humano en cualquier momento.
• El contenido de los mensajes se almacena en nuestros sistemas para dar continuidad a la atención, dejar trazabilidad del trámite y cumplir obligaciones legales.
• Meta trata los datos de tráfico y metadatos de la plataforma conforme a sus propias políticas, ajenas al control de Prosocial. Le recomendamos consultar la Política de Privacidad de WhatsApp.
• No solicitamos contraseñas ni datos financieros completos por WhatsApp. Nunca comparta claves de acceso a portales de entidades.
• Usted puede dejar de recibir mensajes comerciales en cualquier momento respondiendo BAJA en la conversación, bloqueando el número o escribiendo a nuestro correo de contacto. Los mensajes estrictamente operativos de un trámite en curso continuarán mientras dure el servicio.

La autorización para el tratamiento de datos se obtiene de forma previa, expresa e informada mediante cualquiera de estos mecanismos: marcación de la casilla de aceptación en formularios web, firma de documentos físicos o electrónicos, aceptación expresa en la conversación de WhatsApp, o conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que usted otorgó su consentimiento, como el envío voluntario de sus documentos para adelantar un trámite. Prosocial conserva prueba de la autorización otorgada.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo trámite de reclamo ante Prosocial.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Todas las solicitudes deben dirigirse al correo prosocialoficial@gmail.com con el asunto «Protección de Datos Personales», indicando su nombre completo, número de documento, datos de contacto, la descripción de los hechos y los documentos que desee hacer valer.

• Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuere posible atenderlas dentro de ese término, se le informará antes del vencimiento y se resolverán a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: se resuelven en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándole los motivos de la prórroga. Si el reclamo está incompleto, se le solicitará subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta suya, se entenderá desistido.

El área encargada de atender estas solicitudes es la Coordinación Administrativa de Prosocial.

Para prestar el servicio, Prosocial comparte datos personales únicamente con quienes resultan necesarios para ejecutar el trámite contratado:

• Entidades del Sistema de Seguridad Social Integral: EPS, administradoras de fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación familiar.
• Operadores de información de la PILA y entidades financieras recaudadoras.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados, tales como servicios de mensajería (Meta Platforms / WhatsApp), alojamiento en la nube, correo electrónico y herramientas de gestión de clientes.
• Asesores contables, tributarios y jurídicos, bajo deber de confidencialidad.
• Autoridades administrativas o judiciales que lo requieran en ejercicio de sus funciones.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. En tales casos, las transferencias internacionales se realizan con las garantías exigidas por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Prosocial no vende ni comercializa datos personales.

Prosocial adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: control de acceso por perfiles, cifrado de credenciales, conexiones seguras (HTTPS), copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con el personal y contratos de tratamiento con los encargados. Ningún sistema es infalible; ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Prosocial notificará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa aplicable.

Esta política rige desde el 2 de agosto de 2026. Las bases de datos de Prosocial permanecerán vigentes mientras se mantenga la relación con el titular y, una vez terminada, durante los términos de conservación exigidos por la normativa comercial, contable, tributaria y de seguridad social. Cumplidos esos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados.

Prosocial puede modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se comunicarán a través de este sitio web y, cuando corresponda, por los canales de contacto registrados, con al menos diez (10) días de antelación a su entrada en vigencia.